Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unseren Events/Webinaren/Veranstaltungen (vor Ort / online), nachfolgend „Veranstaltungen“ genannt, informieren.
Zweck der Verarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung von Daten ist die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Sofern Sie Empfänger einer Rechnung sind, werden Ihre Daten zur Zahlungsabwicklung verarbeitet. Außerdem können ggf. mediale Begleitungen der Veranstaltung in Form von Foto- und/oder Filmaufnahmen erfolgen. Der Zweck der Verarbeitung ist in diesem Fall die bessere Außendarstellung unseres Unternehmens und die Öffentlichkeitsarbeit. Bildaufnahmen können ggf. auch wie folgt verwendet werden: Bereitstellung der Aufnahmen für die Teilnehmenden, Verwendung in unserem internen Netzwerk (Intranet), Hinweise auf weitere und auf ähnliche Veranstaltungen, unsere eigenen Printmedien und Präsentationen, Veröffentlichung in sozialen Medien.
Hinweise zu Bildaufnahmen Dritter: Bildaufnahmen können auch von den Teilnehmenden der Veranstaltung in deren eigener Verantwortung erstellt werden. Wir bitten die Teilnehmenden um gegenseitige Rücksichtnahme auf ihre Persönlichkeitsrechte.
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten der Teilnehmenden grundsätzlich nur, soweit dies zur Organisation und Durchführung der Veranstaltungen erforderlich ist.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Veranstaltungen.
Eine ggf. mediale Begleitung der Veranstaltung in Form von Foto- und/oder Filmaufnahmen erfolgt auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KUG. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesem Fall an einer besseren Außendarstellung unseres Unternehmens und Öffentlichkeitsarbeit.
Organisation & Durchführung
Wenn Sie für eine Veranstaltung angemeldet sind, verarbeitet die Lucom GmbH die für den Abschluss, die Durchführung und die Erfüllung des Vertrages erforderlichen Daten.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Vorname, Nachname, Unternehmen/Institution, E-Mail, ggf. Telefonnummer und Position
Hierzu gehören auch die Daten, die die Teilnehmenden uns im Rahmen der Anmeldung, Organisation & Durchführung einer Veranstaltung freiwillig angeben.
Online-Veranstaltungen via Zoom
Wir nutzen das Tool Zoom um Online-Veranstaltungen durchzuführen.
Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Vorname, Nachname, Anzeigename, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional) oder andere Informationen, die vom Teilnehmenden oder dessen Kontoinhaber freiwillig bereitgestellt werden
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-Funktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Chatinhalte werden bei der Übertragung verschlüsselt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikation abschalten bzw. stummstellen.
Eine Speicherung der Chatinhalte sowie Text-, Audio- und Videodaten findet grundsätzlich nicht statt und ist für alle Teilnehmenden unzulässig.
Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie freiwillig machen.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während einer Online-Veranstaltung hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Sonstige Funktionen und Hinweise
Zoom verfügt über die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“). Diese wird von uns jedoch nicht genutzt und wurde daher deaktiviert.
Bitte achten Sie darauf, den Daten- und Persönlichkeitsschutz im Hintergrund der Übertragung zu gewährleisten (z. B. durch Informieren der im Umfeld befindlichen Personen, Verschließen der Türen und, sofern technisch möglich, Nutzung der Funktion zur Unkenntlichmachung des Hintergrundes).
Durch die Nutzung eines Warteraums und die Verwendung von Passcodes helfen wir sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu Online-Veranstaltungen, via Zoom und den dort geteilten Informationen haben.
Wenn Sie bei Zoom als Nutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu 12 Monate bei Zoom gespeichert werden.
Für einen sicheren Betrieb ist eine aktuelle Version des Zoom-Clients einzusetzen. Wird Zoom webbasiert genutzt, ist für einen sicheren Betrieb stets eine aktuelle Webbrowser-Version zu verwenden. Dasselbe gilt für gegebenenfalls erforderliche Browser-Erweiterungen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (z.B. Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) garantiert. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. die ihren Sitz in den USA hat (55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113, USA)
Datenschutz: https://explore.zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html
Datenschutzhinweise: https://explore.zoom.us/de/privacy
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen steht, ist die Lucom GmbH.
Lucom GmbH
Parkstraße 10
40699 Erkrath
Tel. +49 211 247006-0
Fax +49 211 247006-29
E-Mail: info@lucom.com
Zoom
Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.
Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben.
Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Eine anderweitige als die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte findet unsererseits nicht statt.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine anderweitige als die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes findet unsererseits nicht statt.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Aufbewahrungsdauer der Bildaufnahmen: Die Bildaufnahmen werden solange aufbewahrt, wie das zu den genannten Zwecken erforderlich ist. Die Bildaufnahmen können intern unbeschränkt aufbewahrt werden, z.B. zur Sicherung von urheberrechtlichen Rechtsansprüchen durch Nachweis von Originalaufnahmen und darüber hinaus aus Gründen zeitgeschichtlicher Dokumentation. Im Fall der Veröffentlichung, können die Aufnahmen solange publiziert werden, wie die jeweiligen Publikationsträger, Artikel oder Beiträge öffentlich zugänglich sind.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Lucom GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Parkstraße 10
40699 Erkrath
Tel. +49 211 247006-0
E-Mail: datenschutz@lucom.com
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 15.12.2023