Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unseren Schulungen und Workshops (vor Ort / online), sowie Zertifizierungsprüfungen (vor Ort / online), nachfolgend „Schulungsveranstaltungen“ genannt, informieren.
Zweck der Verarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung von Daten ist die Organisation und Durchführung von Schulungsveranstaltungen zu unseren Produkten Lucom Interaction Platform®® und FormsForWeb® Design.
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten der Teilnehmenden grundsätzlich nur, soweit dies zur Organisation und Durchführung der Schulungsveranstaltungen erforderlich ist.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Schulungsveranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Schulungsveranstaltungen.
Organisation & Durchführung (Datenverarbeitung bei Vertragsabschluss)
Wenn Sie für eine Schulungsveranstaltung angemeldet sind, verarbeitet die Lucom GmbH die für den Abschluss, die Durchführung und die Erfüllung des Vertrages erforderlichen Daten.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail (Unternehmens-E-Mail-Adresse), ggf. Telefonnummer
Folgende personenbezogene Daten sind zusätzlich Gegenstand der Verarbeitung bei einer Zertifizierungsprüfung (vor Ort / online): Vorlage des Personalausweises (oder eines anderen Ausweisdokuments) zum Zweck der eindeutigen Identifizierung, bei einer Online-Zertifizierungsprüfung darüber hinaus die eidesstattliche Erklärung des Prüfungsteilnehmenden, dass alle Prüfungsfragen/-aufgaben eigenständig, ohne fremde Unterstützung und nur mithilfe der zugelassenen Hilfsmittel gelöst wurden.
Weitere Daten zum Teilnehmenden: angefragte Schulungsveranstaltungen (Warteliste) oder besuchte Schulungsveranstaltungen (Titel, Zeitspanne (Anfangs- und Enddatum der Veranstaltung)) und ggf. erreichte Zertifizierungen (Titel, Datum)
Hierzu gehören auch die Daten, die die Teilnehmenden uns im Rahmen der Buchung, Organisation & Durchführung einer Schulungsveranstaltung freiwillig angeben.
Schulungsveranstaltungen vor Ort
Für die Durchführung von Schulungsveranstaltungen vor Ort bei der Lucom GmbH werden den Teilnehmenden Schulungsrechner bereitgestellt.
Angaben zum Teilnehmenden: Die Zugänge zu den Schulungsrechnern sind anonymisiert.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während der Schulungsveranstaltungen vor Ort auf die Schulungsrechner hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet werden. Die genutzte Schulungsrechner werden innerhalb von 3 Werktagen nach Veranstaltungsende zurückgesetzt, so dass die Inhalte nicht mehr verfügbar sind.
Online-Schulungsveranstaltungen mittels Amazon WorkSpace
Wir nutzen Amazon WorkSpace, damit die an Online-Schulungsveranstaltungen teilnehmenden Personen von ihren eigenen Geräten aus auf eine von der Lucom GmbH zur Verfügung gestellte virtuelle Desktop-Umgebung zugreifen können.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Die Zugänge und Nutzerdaten zur Amazon WorkSpace Umgebung sind anonymisiert.
Metadaten: Datum, Uhrzeit und Dauer der Nutzung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie freiwillig machen.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während der Online-Schulungsveranstaltungen auf die virtuelle Umgebung hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet werden.
Die genutzte Amazon WorkSpace Umgebung wird innerhalb von 3 Werktagen nach Veranstaltungsende entfernt, so dass die Inhalte nicht mehr verfügbar sind.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Der Anbieter von Amazon WorkSpace erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten.
Amazon WorkSpace ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Amazon WorkSpace einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Amazon WorkSpace ist ein Service der Amazon Web Services, Inc. die ihren Sitz in den USA hat (410 Terry Avenue North, Seattle WA 98109)
Datenschutz: https://docs.aws.amazon.com/de_de/workspaces/latest/adminguide/data-protection.html
Datenschutzhinweise: https://aws.amazon.com/de/privacy
Online-Schulungsveranstaltungen via Zoom
Wir nutzen das Tool Zoom um Online-Schulungsveranstaltungen durchzuführen.
Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Vorname, Nachname, Anzeigename, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional) oder andere Informationen, die vom Schulungsteilnehmenden oder dessen Kontoinhaber freiwillig bereitgestellt werden
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Schulungsveranstaltung die Chat-Funktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Schulungsveranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Chatinhalte werden bei der Übertragung verschlüsselt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikation abschalten bzw. stummstellen.
Eine Speicherung der Chatinhalte sowie Text-, Audio- und Videodaten findet grundsätzlich nicht statt und ist für alle Teilnehmenden unzulässig.
Um an einer Online-Schulungsveranstaltung teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie freiwillig machen.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während einer Online-Schulungsveranstaltung hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Wichtige Hinweise: Bei einer Online-Zertifizierungsprüfung werden zusätzliche personenbezogene Daten verarbeitet: Die Kamera muss bei einer Online-Zertifizierungsprüfung während der kompletten Dauer der Prüfung angeschaltet und der Desktop/Bildschirm freigegeben sein.
Zusätzlich genutzte Funktionen von Zoom bei einer Online-Zertifizierungsprüfung:
Breakout-SessionsBildschirm/Desktop von Teilnehmenden freigeben
Sonstige Funktionen und Hinweise
Zoom verfügt über die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“). Diese wird von uns jedoch nicht genutzt und wurde daher deaktiviert.
Bitte achten Sie darauf, den Daten- und Persönlichkeitsschutz im Hintergrund der Übertragung zu gewährleisten (z. B. durch Informieren der im Umfeld befindlichen Personen, Verschließen der Türen und, sofern technisch möglich, Nutzung der Funktion zur Unkenntlichmachung des Hintergrundes).
Durch die Nutzung eines Warteraums und die Verwendung von Passcodes helfen wir sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu Online-Schulungsveranstaltungen, via Zoom und den dort geteilten Informationen haben.
Wenn Sie bei Zoom als Nutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meeting (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu 12 Monate bei Zoom gespeichert werden.
Für einen sicheren Betrieb ist eine aktuelle Version des Zoom-Clients einzusetzen. Wird Zoom webbasiert genutzt, ist für einen sicheren Betrieb stets eine aktuelle Webbrowser-Version zu verwenden. Dasselbe gilt für gegebenenfalls erforderliche Browser-Erweiterungen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (z.B. Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) garantiert. Eine Ausnahme von der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bildet die zusätzlich bei einer Online-Zertifizierungsprüfung genutzte Breakout-Session-Funktion, welche aktuell noch nicht durch Zoom mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird.
Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. die ihren Sitz in den USA hat (55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113, USA)
Datenschutz: https://explore.zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html
Datenschutzhinweise: https://explore.zoom.us/de/privacy
Lucom online Supportsystem und Lucom online Dokumentation
Wir nutzen das Tool Atlassian Jira um Support (https://support.lucom.com) für unsere Software Produkte zu leisten und das Tool Atlassian Confluence um Informationen, Dokumentationen und Schulungsunterlagen (https://docs.lucom.com) rund um unsere Produkte bereitzustellen.
Wir nutzen Atlassian Jira & Atlassian Confluence in der Server-Variante, welche in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird. Wir haben mit dem Anbieter Hetzner Online GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Teilnehmenden: Vorname, Nachname, Username (User-ID), E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeit, Passwort, Profilbild (optional), Sprache (optional) oder andere Informationen, die vom Teilnehmenden oder dessen Kontoinhaber freiwillig bereitgestellt werden.
Um das Lucom online Supportsystem und die Lucom online Dokumentation nutzen zu können, benötigen Sie ein Nutzerkonto. Falls Sie noch kein Nutzerkonto besitzen, bereiten wir für Sie unter Angabe der E-Mail-Adresse ein Nutzerkonto vor. Sie erhalten dann im Anschluss eine E-Mail mit einem personalisierten Link zum Einrichten des Nutzerkontos (Vorname, Nachname, Passwort).
Inhaltsdaten (z.B. Support-Anfragen, Kommentare, etc.): Thema, Beschreibung, Anhänge (optional), Datum und Uhrzeit (Zugriffszeiten, Eingang und Bearbeitung)
Nutzungsdaten: z.B. besuchte Seiten (im Lucom online Supportsystem & in der Lucom online Dokumentation), Zugriffszeiten, Teilnehmer-IP-Adressen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie freiwillig machen.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie im Lucom online Supportsystem hochladen, bereitstellen oder erstellen, verarbeitet werden.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Schulungsveranstaltungen steht, ist die Lucom GmbH.
Amazon WorkSpace
Soweit Sie die Internetseite von Amazon WorkSpace aufrufen, ist der Anbieter von Amazon WorkSpace für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Amazon WorkSpace jedoch nur erforderlich, damit Sie sich einen für Ihr Gerät passenden Client von der Amazon WorkSpace-Seite herunterladen und installieren können.
Zoom
Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.
Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben.
Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Eine anderweitige als die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte findet unsererseits nicht statt.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine anderweitige als die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes findet unsererseits nicht statt.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Lucom GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Parkstraße 10
40699 Erkrath
Tel. +49 211 247006-0
E-Mail: datenschutz@lucom.com
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 26.10.2022