Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Supportsystem und der Dokumentation der Lucom GmbH via „Atlassian Jira & Confluence“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool Atlassian Jira Service Management und Atlassian Jira um Support für unsere Software Produkte zu leisten (nachfolgend: „Lucom Online Supportsystem“) und das Tool Atlassian Confluence um Informationen, Dokumentationen und Schulungsunterlagen rund um unsere Produkte bereitzustellen (nachfolgend: „Lucom Online Dokumentation“). Atlassian Jira, Jira Service Management und Confluence ist ein Service der Atlassian Pty Ltd, Atlassian US, Inc. die ihren Sitz in den USA hat (350 Bush Street, Floor 13, San Francisco, CA 94104, USA). Datenschutz: https://www.atlassian.com/de/trust/privacy/gdpr. Datenschutzhinweise: https://www.atlassian.com/de/legal/privacy-policy
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Nutzung des Lucom Online Supportsystem und der Lucom Online Dokumentation steht, ist die Lucom GmbH.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung des Lucom Online Supportsystem und der Lucom Online Dokumentation werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Nutzung machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung
Angaben zum Nutzenden: Vorname, Nachname, Username (User-ID), E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeit, Passwort, Profilbild (optional), Sprache (optional) oder andere Informationen, die vom Nutzenden oder dessen Kontoinhaber freiwillig bereitgestellt werden.
Um das Lucom Online Supportsystem und die Lucom Online Dokumentation nutzen zu können, bereiten wir für Sie unter Angabe der E-Mail-Adresse ein Nutzerkonto vor. Sie erhalten dann im Anschluss eine E-Mail mit einem personalisierten Link zum Einrichten des Nutzerkontos (Vorname, Nachname, Passwort).
Inhaltsdaten (z.B. Support-Anfragen, Kommentare, etc.): Thema, Beschreibung, Anhänge (optional), Datum und Uhrzeit (Zugriffszeiten, Eingang und Bearbeitung).
Nutzungsdaten: z.B. besuchte Seiten (im Lucom Online Supportsystem & in der Lucom Online Dokumentation), Zugriffszeiten, Teilnehmer-IP-Adressen.
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie freiwillig machen.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie im Lucom Online Supportsystem hochladen, bereitstellen oder erstellen, verarbeitet werden.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden Atlassian Jira & Confluence, um Support- und Informationsanfragen und Meldungen (Lucom Online Supportsystem & Lucom Online Dokumentation) verwalten und bearbeiten zu können.
Mit Ihren Zugangsdaten haben Sie die Möglichkeit Support- und Informationsanfragen und Meldungen an uns zu richten und zu bearbeiten und haben Zugang zur Lucom online Dokumentation.
Wir nutzen Atlassian Jira & Atlassian Confluence in der Cloud-Variante. Als Datenresidenz nutzen wir Server die in Deutschland (Frankfurt) gehostet werden. Wir haben mit Atlassian PTY Ltd. einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, DPA) geschlossen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Verwaltung und Nutzung des Lucom Online Supportsystems und der Lucom Online Dokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung des Lucom Online Supportsystem und der Lucom Online Dokumentation nicht zur Erfüllung eines geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Erbringung geschuldeter Leistungen, im Kundenservice und der effektiven Verwaltung und Beantwortung von Support- und Informationsanfragen und Meldungen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Support- und Informationsanfragen und Meldungen im Lucom Online Supportsystem verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter Atlassian PTY Ltd. erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Atlassian vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine anderweitige als die in diesen Datenschutzhinweisen und in den Datenschutzhinweisen der Atlassian PTY Ltd. beschriebene Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes findet unsererseits nicht statt.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Support- und Informationsanfragen und Meldungen im Lucom Online Supportsystem von Kunden mit welchen die Lucom GmbH keinen Support-Vertrag mehr hat, werden spätestens nach 10 Jahren gelöscht. Ebenso werden die Nutzerkonten von Mitarbeitenden von Kunden, mit welchen die Lucom GmbH keinen Support-Vertrag mehr hat, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Lucom GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Parkstraße 10
40699 Erkrath
Tel. +49 211 247006-0
E-Mail: datenschutz@lucom.com
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 15.09.2023